Blog
mobile arrow

Legal Minds

31 August 2016 / by / in ,

Контроль за внутренними отчетами и электронной перепиской

Когда возникает перспектива возникновения судебного спора, юрист, работающий в компании, может быть инициатором или первым лицом, которое организует сбор и защиту соответствующих документов компании. Достаточно трудно или даже невозможно организовать проверку всей электронной переписки, отправленной от имени компании, но как убедиться в том, что сделано все возможное для успешной защиты интересов компании?

Существуют ли принципы контроля за информацией во время потенциального спора? Спор может принимать различные формы, например, могут быть нарушены условия крупного контракта, важного для бизнеса, c элементами мошенничества или без таковых. Если есть спор, то возможно, что часть электронной переписки, отправленной от лица вашей команды, или переписки внутри вашей команды, в конечном счете должна быть раскрыта противной стороне, например, заказчику, главному подрядчику, или субподрядчику.

Эти сообщения могут содержать информацию, которая может нанести компании существенный урон. Это может быть переписка между членами вашей команды; она может содержать, например, такие фразы, как «нет шансов, что мы закончим в срок следующий этап» или «будет невозможно получить качество такого уровня». Существуют ли в компании рекомендации или инструкции, предупреждающие об опасности создания таких электронных сообщений и разъясняющие потенциальные последствия обмена такими сообщениями, как во время обычной работы, так и во время обострения отношений с другой стороной?

В стремлении совершить правильные или хотя бы какие-то действия, некоторые сотрудники компании могут совершить в состоянии стресса поступки, которые могут ухудшить положение компании. Например, компания, желая произвести впечатление, что она предпринимает незамедлительные действия в то время, когда обнаружено мошенничество, нанимает внешнего эксперта для расследования и подготовки отчета о том, что было сделано неправильно.

Расследование обычно длительное и дорогое, поскольку ведется командой экспертов, а сам отчет охватывает деятельность компании только за последние шесть месяцев. Как правило, обнаруживается ошибка в работе одной из команд; многие компании не имеют рекомендаций/инструкций о поведении сотрудников, или, если таковые имеются, они не выполняются. Таким образом достаточно быстро, возможно в течение трех месяцев, компания может быть вовлечена в спор с третьей стороной в отношении того, что послужило причиной проблемы.

Третья сторона знает о существовании отчета, так как для того чтобы успокоить ее и развеять ее опасения, компания сообщила ей о подготовке отчета еще в то время, когда отношения между сторонами были хорошими, когда все находились в одной лодке, и возможность потенциального иска даже не приходила в голову. Теперь же последствия проблемы и примерные затраты на ее решение в общих чертах понятны, и нужно найти того, кто понесет ответственность за содеянное. Третья сторона обычно хочет ознакомиться с отчетом, инструкциями эксперту, и всей электронной перепиской компании в тот период, когда отчет подготавливался.

Отчет показывает третьей стороне все ошибки и слабые стороны компании, предоставляя третьей стороне аргументы для защиты своей позиции, освобождения от ответственности и, потенциально, даже подачи встречного иска против компании. Ситуация была бы совершенно иной, если бы инструкции эксперту и отчет производились в рамках привилегии на сохранение тайны юридической консультации, поскольку в этом случае компания была бы освобождена от раскрытия  информации и документов третьей стороне. В связи с этим хочется еще раз подчеркнуть важность наличия внутренних процедур, регулирующих различные аспекты деятельности компании.

Geliya Chukmarova

Geliya is Head of CIS Practice of the firm. She joined the Bivonas Law team as of counsel, she is a Russian advocate and a member of the Moscow City Bar. She has experience in commercial litigation, civil, criminal and financial fraud cases, regulatory and employment disputes as well as extradition matters.

Leave a Comment